2018年9月10日　領域運営委員　インフォーマルミーティング＠同志社大学
代表：川島　議事進行：花田　世話人(議事録)：伊與田

資料：花田氏作成の資料を基に議事進行

議事目録：
次期代表・副代表の選定
新運営委員の紹介
次期委員選定
プログラム編成作業について気づいたこと
2019年次大会のシンポジウムに関して
合同セッションの主領域・副領域の担当表
学生優秀発表者賞実施規定の策定
担当引き継ぎ

議事内容：
�@次期代表・副代表の選定
　後藤俊幸(副→代)　 高安美佐子(副代表)　承認

�A新運営委員の紹介
各新委員の紹介

�B次期委員選定
　次期委員の紹介の後、承認。

�Cプログラム編成作業に関する反省点
・今後もサポート役の会場係(副)が置かれていると良い。
・合同セッション窓口の一本化をしたが、トラブルはなく良い編成作業だった。
・会場係のメールの指示が明確でよかった。マニュアルに書かれていないのならば、反映すべきでは。
・次の年次大会のシンポジウムの提案予定
計算物理のシンポジウムに関する意見募集が各種メーリスに流れていた。計算物理の新しい領域を作りたいという話があって、その前段階のシンポジウムということ。領域11は影響が大きそうで、意見も考慮されると思われるが、現段階で積極的にできることはなさそう。
・合同セッションの主領域・副領域の担当表
ガラス合同：森　生物合同：秦　アクティブ合同：秋元


�Dその他
・学生優秀発表者賞実施規定の策定(川島氏による説明)
理事会の承認が必要な実施規定案、運用の詳細のための実施細目案、学生に公開する応募要項案、実施規定の策定の段取りとスケジュールに関して説明及び議論が行われた。
人数に関係する部分を「最大10人を超えない程度」とする。発表者セッションの内容は、初めの挨拶や審議時間、(仮の賞状を用いた)表彰式などが含まれるため、どのみち13人マックスでセッションを組むことは考えられない。
応募時に送ってもらう資料として、過去の発表は全てリストアップしてもらうが、添付してもらうアブストの数に上限を設け、5つとする。
過去の5回の発表のサマリートークをしてもらうわけではないことは、応募要項に書くべき。
一次審査から漏れた人も、申し込み時のキーワードを使って普通にセッションわけすれば良い。
一次審査はなるべく早く行い、プログラム編成(会議ではなく、メールによる連絡を取りながらの事前の下準備の部分)の作業に支障が出ないようにする。参加登録の締め切りから参加申し込み一覧のダウンロードまでは6日程度あるため、その間に終わらせられると良い。
「なぜ落ちたか？」のような質問には「発表の質，発表回数を考慮して総合的に判断」という審査基準を超えた回答はしないのが無難。

・担当引き継ぎ
幹事：橋本
広報：秦
会場：明石
WEB：佐々木